دائمًا توجد مهام أكثر من الوقت المتاح سواء كانت مهامًا شخصية أم مهنية أم ترفيهية أم علمية أم تطويرية أو حتى هوايات، وقد يفنى عمر الإنسان، ولم ينجز بعد كل ما كان يخطط له، تاركًا الأمر لغيره ليكملوا مسيرته، وهنا يأتي دور إدارة الوقت، ويقصد به عملية تخطيط وممارسة التحكم الواعي في الوقت الذي يقضيه الفرد في إنجاز المهام الكثيرة، بهدف زيادة فعاليته وكفاءته وإنتاجيته.
هل إدارة الوقت مهمة؟
لا تهدف إدارة الوقت إلى إنجاز المهام فحسب، بل إلى ترتيبها حسب الأولوية، وتنفيذها وفقًا لهذه الأولوية في المقام الأول، ولذلك فإدارة الوقت مهمة وذات أهمية بالغة نظرًا لأن الإنسان يجد أمامه كمًا كبيرًا من المهام في معظم الأحيان، فالعبرة هنا تقسيمها ووضعها في جدول زمني وليس السير عشوائيًا.
على سبيل المثال إذا كانت إحدى مهامك هي الحصول على وظيفة، فأنت تحتاج إلى الوقت اللازم لتحديث سيرتك الذاتية والبحث عن إعلانات الوظائف والاستعداد للمقابلات الشخصية، ويجب أن تخصص وقتًا لكل مهمة من تلك المهام بما هو مناسب، فمثلًا إذا وجدت وقتًا قصيرًا فارغًا بين مهمتين كبيرتين، يمكنك إنجاز إحدى المهام القصيرة كتحديث السيرة الذاتية.
ما هي مهارات إدارة الوقت؟
لإدارة الوقت مهارات يجب أن تتحلى بها، ومنها على سبيل المثال-
1. التنظيم
يجعلك التنظيم على دراية حسنة بالمهام اللازم إتمامها وتوقيتها، والتنظيم هنا يعني وجود مفكرة مقسمة إلى موضوعات أو تقويمًا به مواعيدك أو ترتيب الأوراق بحيث يسهل الوصول إليها وغير ذلك مما تجده مناسبًا لنمط حياتك أو طبيعة مهماتك.
2. الأولوية
تقييم المسؤوليات والمهام وترتيبها في أولويات مهارة ضرورية لنجاح إدارة الوقت، مثلًا يمكنك إنهاء المهام السريعة القصيرة أولًا ثم الانتقال إلى المهام الأطول، أو إنهاء المهام البسيطة ثم الأعقد، أو العاجلة قبل الآجلة، أو كما يتراءى لك، فلا قواعد صارمة هنا، فالأمر يتسم بالمرونة.
3. تحديد الهدف
أولى خطوات الوصول إلى الهدف هو تحديده ثم معرفة الطريق إليه، ولن تستطيع تحقيق أي شيء بالنظر إلى قمة الهرم، وعليك تقسيم المهام الكبيرة إلى مهمات أصغر ذات مدى زمني محدد لتبنيها معًا حتى يكتمل الهدف من المهمة التي تحتاج إلى إنجازها.
4. التخطيط
التخطيط ركن أساسي من مهارات إدارة الوقت، إذا إنه ضروري لرسم مسار يومك ومواعيد الاجتماعات والتسوق ومتابعة مدرسة الأطفال إلى غير ذلك من المهام التي لم ولن تنتهي.
إدارة الوقت
ما هي وسائل إدارة الوقت؟
هناك ثلاث وسائل فعّالة يمكن الاعتماد عليها لإدارة الوقت بطريقة منظمة وفعّالة. هذه الوسائل تساعدك على الاستفادة القصوى من يومك وتحقيق أهدافك بكفاءة.
1. الخرائط الذهنية
يفضل كثيرون استخدام الخرائط الذهنية لتقسيم المهام وتفريعها بدلًا من التخبط والعشوائية لينعموا براحة البال، فالأمر أشبه "بقص" المعلومات المتشابكة في ذهنك و"لصقها" في خريطة ذهنية ليتفرغ عقلك إلى إنجاز مهامك واحدة تلو الأخرى.
2. المفكرات
يمكنك كتابة ما تشاء في مفكرتك كالأسئلة العشوائية التي تتداعى إلى ذهنك طوال الوقت، أو قائمة التسوق، أو المهارات الوظيفية. ولا تحتاج إلى ورقة أو قلم وشطب الكلمات من حين لآخر، فيمكنك استخدام عشرات التطبيقات على الهاتف المحمول لبساطته وفعاليته، كما يمكنك ربطه بحسابك وتحديث المفكرة تلقائيًا.
3. التقويم
إذا كنت تحضر لقاءات و اجتماعات كثيرة سواء كانت داخل القاعات او في أماكن عملك أو على الإنترنت، وإذا كنت تقابل الكثير من الناس، فلا شك أنك قد ترتبك وقد تنسى أحد الاجتماعات وهذا ما يوقع عليك ضررًا كبيرًا، وهنا تأتي أهمية التقويم الذي يرتب لك مواعيدك ويرسل إليك تنبيهًا باقترابها أو حين يحين .Google Calendar لسهولته وإمكانية مزامنته على حسابك تلقائيًا
أ.د. منى عبد الوهاب خليل
جامعة المستقبل / كلية التمريض
جامعة المستقبل الجامعة الاولى في العراق